انواع کدینگ حسابداری

انواع کدینگ حسابداری : قبل از پرداختن به انواع کدینگ حسابداری بهتر تا با کلمه کدینگ و استفاده از آن در حرفه مالی بیشترآشنا شویم . یکی از موضوعات اساسی که حسابداران برای ثبت و گزارش دهی اطلاعات مالی و تراکنشات هر شرکت و مؤسسه از آن استفاده می کنند ، مبحث کد دهی به حساب ها می باشد . در واقع کدینگ حساب ها ، نوعی دسته بندی است تا  دسترسی و مدیریت حساب ها را هر چه بیشتر راحت کند .

انواع کدینگ حسابداری

طراحان این شیوه از طبقه بندی حساب ها ، آن را بر اساس طرح درختی برنامه ریزی کرده اند . به همین خاطر این طرح دارای لایه ها و کدهایی به عنوان سر شاخه و زیر شاخه می باشد ، در واقع نام آن نیز برگرفته از همین شیوه دسته‌بندی است . در بیشتر موارد کد دهی به حساب ها را  بر اساس نوع شرکت ها و حجم معاملات آن ها طراحی می کنند ، بنابراین حسابداران یا متولیان امور حسابداری شرکت ها الزامی برای استفاده از یک شیوه ثابت در نظم بخشیدن به اطلاعات مالی  ندارند ، بلکه می‌توانند برای هر دوره مالی روش جدیدی را به این منظور تعریف کنند .

لایه های مختلف کدینگ حسابداری در شرکت ها

به طور معمول ۴ لایه کدینگ برای هر شرکت در نظر گرفته می شود

• گروه اول حساب های عادی : حساب های این گروه را بیشتر ترازنامه و سرفصل های اصلی سود و زیان شرکت ها تشکیل می‌دهند ، فرد می تواند تمامی بدهی ها ، درآمدها ، هزینه ها و حقوق مرتبط با صاحبان سهام را در این لایه کدگذاری نماید . این لایه از حسابداری بیشتر از اعداد یک یا دو رقمی استفاده می کند .
• لایه دوم یا حساب های کل : برای این بخش معمولا صورت ‌های حساب های مالی را در نظر می گیرند . به منظور تمایز این حساب ها از سایر موارد ، معمولاً از ارقام دو یا سه رقمی و در موارد نادر نیز از اعداد یک رقمی برای درج آن ها استفاده می شود
• لایه سوم یا معین : در این بخش تمام حساب های کل شرکت به حساب های کوچکتر تقسیم می‌شوند که در اصطلاح حسابداری و امور مالی به حساب های معین معروف هستند . کدهای دو رقمی مختص این دسته از حساب ها می باشند .
• در پایان به عنوان آخرین سطح از کدینگ می توان حساب های تفصیلی شرکت ها معرفی کرد . اگر بخواهیم حساب های معین را نیز به مقادیری کوچک تر تبدیل کنیم ، باید سراغ این دسته از کدها برویم .

بعد از آشنا شدن با روش کدینگ حسابداری بهتر است تا سراغ معرفی انواع آن رفته و مبنا را در جهت آشنایی بیشتر استفاده کنندگان از این اطلاعات قرار دهیم . با توجه به اینکه یکی از مهم ترین بخش های سیستم های مالی در حال حاضر کد های حساب ها می باشد ، حسابداران سعی کردند تا برای سهولت در انجام امور مالی و نتیجه گیری هر چه سریعتر از آن ها به هر کدام یک کد اختصاص دهند . داشتن تسلط کافی نسبت به رتبه بندی این کد ها و شیوه ایجادشان می تواند به حسابداران در امر گزارشگری و به مدیران در تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی کمک نموده و ارائه اطلاعات را بیش از پیش را شفاف نماید .

انواع کدینگ حسابداری

کدینگ حفظی : این شیوه از کددهی براساس اصل مختصر نویسی در زبان فارسی بنا شده است ، به این صورت که حروف اول کلمات نامه حساب را جدا نموده و در کنار هم به منظور شناسایی آن ها قرار می دهند . برای مثال در عنوان حساب های پرداختنی ، کد حفظی “ح _ پ” را به آن اختصاص داده اند .

کدینگ پی در پی یا متوالی : در این روش اعداد را به صورت متوالی و پشت سر هم به داده ها اختصاص می دهند ؛ این شیوه به کدینگ سریالی نیز مشهور است .

کد دهی سلسله مراتبی : شما با این روش قادر خواهیم بود تا کد حساب ها را به صورت کاملاً منظم و منطقی تا بی نهایت گسترش دهید . برای مثال اگر کد دارایی ها عدد ۵۰۵ باشد ، در صورتی که حسابدار بخواهد برای دارایی ها ، زیر گروهی را تعریف کنند ، تنها کافیست تا با اختصاص یک رقم اعشار به آن مانند ۵۰۵٫۰۱ این زیر گروه را ایجاد نماید . همانطور که می بینیم ایجاد زیر گروه به این روش تا بینهایت می تواند ادامه داشته باشد.

کدینگ توده ای : با این روش اعداد می توانند به یک حساب و تنها در یک دوره مالی اختصاص یابند .

کدینگ وجهی : این شیوه ازتخصیص اعداد را می توان یک قرارداد استاندارد برای تخصیص اعداد به شمار آورد ، چرا که در آن هر عدد معرف نوع خاصی از حساب ها خواهد بود . برای مثال خدمات حسابداری که در یک فروشگاه کوچک مشغول به کار است می تواند گروه یک را برای مشخص نمودن بخش های مختلف فروشگاه ، گروه دو را به عنوان نماینده هزینه های مختلف که فروشگاه می تواند متحمل شوند تعیین کند و در نهایت گروه سوم نیز می تواند نمایانگر تمامی زیرگروه های دو گروه قبلی باشد .

طراحی کدینگ جدید برای حساب ها

طراحی و ایجاد انواع کدینگ حسابداری به موارد بالا محدود نمی‌شود ، چرا که شرکت ها و موسسات همواره در برابر شرایط متغیر قرار می گیرند و توسعه در آن ها فرآیندی اجتناب ناپذیر است . به عبارتی می‌توان گفت که طراحی کدینگ های حسابداری علاوه بر موارد ذکر شده بر اساس یک سری از اهداف و اصول که در ادامه آنها را ذکر خواهیم کرد نیز صورت می گیرد

1.  اصول پذیرفته شده حسابداری مصوب سازمان حسابرسی
2.  نیازهای گزارشگیری مدیران شرکت ها و یا کاربران سیستم های حسابداری ( نرم افزار)
3. مقیاس و اندازه فعالیت شرکت
4. لزوم منعطف بودن حساب ها برای گسترش فعالیت های شرکت
5. تسهیل شدن استفاده از حساب ها به نحوی که برای کاربران عادی و مبتدی نیز به راحتی قابل فهم باشد
6. جامع بودن حساب ها به نوعی که تمامی فعالیت ها را تحت پوشش خود قرار دهند