سیستم کنترل داخلی حسابداری

سیستم کنترل داخلی حسابداری : سیستم کنترل داخلی حسابداری و همچنین ساختار آن ها در یک سازمان شامل سیاست ها و روش هایی است که برای تأمین اطمینان نسبی از دستیابی به هدف های سازمانی به وجود می آید .

سیستم کنترل داخلی حسابداری

اطمینان نسبی بدان معنی است که هیچ ساختار کنترل داخلی ایدئال نیست و مخارج این کنترل در یک واحد تجاری نباید بیش از منافع مورد انتظار آن باشد این منافع شامل : توانایی ساختار کنترل داخلی ، برای

۱-   حفاظت دارایی ها در برابر ضایع شدن ، تقلب و استفاده نادرست (کنترل داخلی حسابداری)

۲-   افزایش دقت و قابلیت اتکا مدارک حسابداری (کنترل داخلی حسابداری)

۳-   تشویق کارکنان به رعایت رویه های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه ها (کنترل داخلی اداری)

۴-   ارزیابی کارآیی (کنترل داخلی اداری)

به طور خلاصه ساختار کنترل داخلی (حسابداری) شامل کلیه اقداماتی است که توسط حسابدار ، شرکت حسابداری و افراد متخصص در این زمینه به عمل می آید تا مدیریت اطمینان یابد در رابطه با امور مالی چگونه باید عمل کند .

تعریف کنترل داخلی حسابداری و کنترل های اداری

۱-   کنترل های داخلی حسابداری : کنترل هایی است که به طور مستقیم به قابلیت اتکا به مدارک حسابداری و صورت های مالی مربوط می شود ، برای مثال : تهیه ماهانه صورت مغایرت بانکی توسط کارمندی که مجاز به صدور چک یا مسئول وجوه نقد نباشد یک کنترل داخلی حسابداری است که احتمال انعکاس مطلوب به وجوه نقد در مدارک حسابداری و صورت های مالی را افزایش می دهد .

۲-   کنترل های داخلی اداری : برخی از کنترل های داخلی بر صورت های مالی تأثیری ندارند و یا تأثیر آن ها اندک است و به طور مستقیم مورد توجه حسابرسان مستقل قرار نمی گیرد ، این گونه کنترل ها اغلب تحت عنوان کنترل های داخلی اداری نامیده می شوند .

۳-   سیستم های حسابداری و کنترل داخلی : بر طبق بخش ۴۰ استاندارهای حسابداری ایران کنترل های داخلی مربوط به سیستم حسابداری با دستیابی به هدف هایی چون موارد زیر سروکار دارند .

الف : معاملات طبق مجوزهای کلی یا خاص مدیریت انجام می شود

ب : تمام معاملات و دیگر رویدادهای مالی به موقع و با مبالغ صحیح در حساب های مربوط و در دوره حقوق ثبت می شود تا تهیه صورت های مالی را طبق استاندارهای حسابداری امکان پذیر کند

ج: دسترسی بر دارایی ها و مدارک تنها با مجوز مدیریت صورت می گیرد

د : دارایی های ثبت شده و ثبت نشده موجود در فواصل زمانی مناسب مقایسه و هرگونه اختلاف موجود به گونه ای مقتقی ، پیگیری یا رد می شود

شناخت از سیستم حسابداری :

طبق بخش ۴۰ استاندارهای حسابرسی ایران حسابرس باید چنان شناختی از سیستم حسابداری به دست آورد که برای شناسایی و تشخیص موارد زیر کافی باشد :

الف : گروه‌های عمده معاملات مربوط به عملیات واحد مورد رسیدگی

ب : چگونگی به جریان افتادن معاملات مذبور

ج : مدارک عمده حسابداری ، مستندات ، پشتوانه و حساب های مربوط به مندرجات صورت های مالی

د : فرآیند حسابداری و گزارشگری مالی از به جریان افتادن معاملات و سایر رویدادهای مالی عمده تا درج آن ها در صورت های مالی

اجزای سیستم کنترل داخلی حسابداری

سیستم کنترل داخلی به سه جزء ۱- محیط کنترل شامل : طرز تفکر مدیریت ، طرح سازمانی ، روش های مدیریت نیروی انسانی ، پیش بینی های مالی و بودجه ، حسابرسی داخلی ، کمیته حسابرسی ۲- سیستم حسابداری شامل : مستندات داخلی کافی برای تشخیص مسئول هر کار ، فهرست حساب ها ، دستورالعمل های اجرایی ، رویه ها و روش های حسابداری ۳- روش های کنترل شامل : صدور صحیح مجوز معاملات ، تفکیک مسئولیت ها ، مستندات کافی ، حساب دهی مؤثر دارایی ها ، ارزشیابی صحیح اقلام ثبت شده تقسیم بندی می شود . توجه کنیم این اجزا بر ثبت ، پردازش ، تلخیص و گزارش اطلاعات مالی در شرکت اثر مستقیم دارد .

طرح سازمان (چارت سازمانی)

طرح سازمان تفویض اختیار ، تقسیم مسئولیت و تفکیک وظایف کارکنان شرکت را مشخص می کند . یک طرح خوب سازمانی نخستین گام در راه حصول اطمینان از انجام شدن معاملات بر طبق رویه های شرکت ، افزایش عملیات ، حفاظت دارایی ها و بالا بردن قابلیت اتکا مدارک حسابداری است . هدف های مذبور می توانند عمدتاً از طریق یک طرح سازمانی برآورده شود که مسئولیت های زیر را تفکیک می کند :

۱-   صدور مجوز معاملات

۲-   دفتر داری معاملات

۳-   نگهداری و حفاظت دارایی‌ها بعلاوه اجرای عملیات مربوط که باید در حد امکان از این مسئولیت ها تفکیک شود

تفاوت بین دایره خزانه داری و دایره حسابداری

تعریف خزانه داری : خزانه داری زیر نظر خزانه دار مسئول عملیات پولی و نگهداری دارائی های سیال است . فعالیت های خزانه داری ، برنا مه ریزی نیاز آتی به وجوه نقد ، سیاست های اعتباری فروش های نسیه و برنامه ریزی برای تأمین منابع مالی کوتاه و بلند مدت شرکت را شامل می شود ، بعلاوه خزانه داری مسئول نگهداری موجودی های بانکی و سایر دارایی های سیال سرمایه گذاری وجوه نقد اضافی ، وصول دریافت های و پرداخت های نقدی است .

تعریف دایره حسابداری : این دایره در سیستم های کنترل داخلی حسابداری ، در رابطه با فعالیت های مالی ، معاملات را ثبت می کند اما با دارایی های پولی سروکار ندارد . مدارک حسابداری مسئولیت حساب دهی در مورد دارایی ها و همچنین اطلاعات لازم برای تهیه گزارشات مالی ، تنظیم اظهارنامه مالیاتی و تصمیم گیری درباره امور اجرایی روزمره را فراهم می آورد . دایره حسابداری از لحاظ کنترل های داخلی تهیه کننده مدارک مستقلی است که مقادیر دارایی ها و نتایج عملیات با آن مطابقت داده می شود .

نمودگر سيستم سیستم کنترل داخلی حسابداری

امروزه بسياري از مؤسسات حسابرسي نمودگر سيستم را برای درك سيستم پردازش اطلاعات صاحب كار و كنترل هاي داخلي مربوط به آن مؤثرتر از پرسشنامه يا شرح نوشته مي داند . نمودگر سيستم يك نمودار است ، يعني نمايش تصويري از يك سيستم يا يك سري روش كه در آن هر روش به ترتيب و در جاي خود نشان داده مي شود .

مزاياي نمودگر :

۱-   ارائه تصويري روشن تر و دقيق تر از سيستم صاحب كار

۲-   ساده بودن به روز كردن نمودگر در حسابرسي هاي بعدي

معايب :

عيب احتمالي نمودگر اين است كه ضعف هاي سيستم كنترل داخلي را به روشني پرسشنامه مشخص نمي كند . در حقيقت نمودگر سيستم را به روشني مجسم مي كند ، در حالي كه پرسشنامه يادآور كنترل هايي است كه بايد در سيستم وجود داشته باشد .