کنترل داخلی

کنترل داخلی :برای کنترل داخلی تاکنون تعاریف متعددی را بیان کرده اند ، ولی در تعریفی جامع و کامل آن را فرآیندی معرفی می کنند که توسط هیئت مدیره شرکت ها برای کنترل سایر نیروهای هر مجموعه طراحی می ‌شود تا اطمینان حاصل کنند که هر شرکت به اهداف تعیین شده در زمینه های مختلف دست پیدا کرده است . در این تعریف چند نکته حائز اهمیت می باشد .

1. در ابتدا اینکه کنترل داخلی خود فرآیندی است که مجموعه ای از اقدامات پیوسته را شامل می شود که تا پایان فعالیت هر مجموعه می بایست ادامه داشته باشد .
2. این فرآیند تنها تحت تأثیر قوانین ، خط مشی ها و رویه ها نیست و از افراد نیز تأثیر می پذیرد ، چرا که افراد مختلف آن را در داخل سازمان اجرایی می‌ کنند
3. آن ها اطمینان نسبی را برای مدیران فراهم می کنند و نه اطمینان مطلق را
4. در واقع ابزاری هستند به منظور دستیابی به اهداف عملیاتی ،گزارشگری و رعایتی در هر مجموعه
5. با ساختار واحد تجاری هماهنگ می شوند

کنترل داخلی

این تعریف جامع ، بیان می کند که چگونه سازمان های مختلف کنترل های خود را طراحی ، اجرا و در قسمت ‌های مختلف به کار می ‌گیرند تا بتوانند کسب و کار خود را رونق بخشند . از آن جا که این شیوه به واحد های تجاری در دستیابی به اهداف و بهبود عملکرد آن ها کمک می کند ،  به این خاطر ضروری است تا سازمان ها آن را به گونه ای طراحی و اجرا کنند تا از حفظ و بهبود عملکرد خود نیز حمایت کرده باشند .

بهبود در کنترل داخلی از طریق روش های زیر قابل دستیابی است

• چابکی : منطبق شدن با تغییرات محیط فعالیت
• اعتماد : کاهش ریسک فعالیت های مختلف به سطح قابل قبول
• شفافیت : فراهم نمودن اطلاعات قابل اعتماد برای حمایت از تصمیم گیری های مطلوب

اجزای کنترل داخلی

این کنترل مجتمع بر چند جز هماهنگ و یکپارچه است ، محیط کنترلی ، فعالیت های کنترلی ، اطلاعات و ارتباطات ، فعالیت های نظارتی و ارزیابی ریسک .

محیط کنترلی : در واقع مجموعه ای از استانداردها و قواعدی است که زمینه را برای اجرای کنترل داخلی فراهم می کند . مدیران که اجرا کننده اصلی این نوع کنترل هستند ، آن ها را بر اساس درجه اهمیت در تمام سطوح سازمان اجرایی می کنند . در واقع آن ها براساس ارزشهای اخلاقی شکل می گیرد تا مدیران قادر شوند مسئولیت های راه بری ، جذب ، پرورش و بهبود عملکرد سازمان ها به خوبی عملی سازند . باید در نظر داشت که دستاورد های محیط کنترل بر کل سیستم تأثیر گذار خواهد بود .

ارزیابی ریسک : هر واحد تجاری با ریسک ‌های متنوعی در طول فعالیت خود روبرو خواهد شد ، البته ریسک در اینجا به معنای بروز اتفاقی است که تاثیر منفی بر اهداف واحد تجاری داشته باشد . در واقع این مرحله فرآیندی مستمر و پویا است تا تهدیدهای را که در مسیر رسیدن واحد تجاری به اهداف خود ممکن است با آن ها روبرو شود را شناسایی کند . البته ارزیابی ریسک ها منوط به این خواهد بود که مدیریت تغییرات رخ داده در محیط بیرون را نیز مدنظر قرار دهند ، چراکه آن ها می‌ توانند کنترل های داخلی را بی تأثیر کنند .

فعالیت های کنترلی : این فعالیت ها در واقع اقداماتی هستند که به مدیران این اطمینان را می دهد که رهنمود های آن ها برای کاهش ریسک و دستیابی به اهداف اجرایی شده اند . آن ها در تمام سطوح واحد تجاری و بخش های مختلف کسب و کار حتی در قالب فناوری نیز اجرایی می ‌شوند .

اطلاعات و ارتباطات : وجود اطلاعات برای اجرای مسئولیت های کنترل داخلی در حمایت از اهداف مجموعه یا سازمان ضروری می‌ باشند . در بیشتر موارد این اطلاعات در سازمان از بالا به پایین یا به صورت برعکس جریان پیدا می کنند و یا ارتباطات خارجی هستند که برای به روز کردن اطلاعات داخل سازمان یا برای برآورده کردن نیازهای اشخاص خارج از سازمان بکار می روند.

فعالیت های نظارتی : این فعالیت‌ ها در بیشتر موارد شامل ارزیابی های پیوسته یا ترکیبی چند گانه از آن ها هستند که به منظور نظارت بر سایر کنترل های داخلی به کار می روند تا اطمینان حاصل شود که آن ها در دستیابی به اهداف مجموعه مؤثر بوده اند یا خیر.

نقش کنترل داخلی در حسابرسی

همان گونه که بیان شد ، اهداف این روند بیشتر اهداف رعایتی ، گزارشگری و عملیاتی می باشد . در این زمینه ، حسابرسی صورت های مالی عمدتاً با بخش گزارشگری های مالی ارتباط پیدا می کند . به همین منظور حسابرسان براساس استانداردهای حسابرسی مکلف هستند تا در زمان برنامه ریزی حسابرسی صورت های مالی ، اطلاعات لازم را در رابطه با کنترل های داخلی مرتبط با حسابرسی به دست آورده و اقدامات خود را براساس آن ها سامان دهند . برای مثال تهیه صورت مغایرت بانکی توسط کارمندی که مجاز به صدور چک یا دریافت وجه نقد نباشد ، یک کنترل داخلی خدمات حسابداری محسوب می شود ، که امکان انعکاس مطلوب وجوه نقد در صورت های مالی را  توسط شرکت های حسابداری را فراهم می آورد .

بر طبق استانداردهای حسابداری ایران اعمال کنترل (داخلی)در سیستم حسابداری تنها به منظور دستیابی به هدف های زیر کاربرد دارد .

• تمامی معاملات آن ها بر طبق قواعد تعیین شده از سوی مدیریت انجام می شود
• تمامی رویدادهای مالی باید در زمان مقرر و با مبالغ صحیح در حساب های مربوطه ثبت شوند تا تهیه صورت ‌های مالی را بر طبق استانداردهای حسابرسی امکان‌ پذیر نمایند
• دسترسی به تمامی اموال و مدارک تنها با مجوز های مدیریت انجام گیرد
• دارایی های ثبت شده با دارایی های موجود در دوره ‌های زمانی مختلف انطباق داده شوند تا هرگونه اختلاف میان آن ها به گونه ای مناسب پیگیری و رفع شود .

حسابرس داخلی و کنترل داخلی

حسابرسان داخلی بیشتر مسئول ارزیابی سیستم کنترل در داخل و کارایی آن در هر یک از بخش ‌ها واحد تجاری می باشند و به این منظور می ‌توانند پیشنهادهای اصلاحی را نیز به مدیران ارشد ارائه دهند . در بیشتر موارد رسیدگی ها حسابرسان داخلی را تحت عنوان حسابرسی عملیاتی نیز معرفی می کنند چرا که هدف آن ها تعیین تأثیر روش های موجود بر بهره وری و کارایی واحد تجاری است .