نحوه تحریر دفاتر قانونی حسابداری

نحوه تحریر دفاتر قانونی حسابداری :در قوانین محاسبات عمومی برای دفاتر قانونی تعریف خاصی را ارائه نکرده اند امّا با تکیه بر ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم می توان تعریفی برای این دفاتر از دیدگاه سازمان امور مالیاتی تعیین کرد . دفاتر قانونی در این آیین‌نامه عبارت‌اند از دفتر روزنامه و دفتر کل اعم از مشترک و یا جدا از یکدیگر و دفاتر درآمد و هزینه ها (در مورد مشاغل) .

نحوه تحریر دفاتر قانونی حسابداری

دفتر روزنامه : دفتر روزنامه دفتری است که کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی موظف هستند تا تمامی عملیات مالی خود را بر اساس اصول پذیرفته شده حسابداری در آن مرقوم بفرمایند . به این منظور استفاده از دفتر روزنامه واحد و یا دفاتر متعدد برای هر طبقه از حساب ها امکان پذیر است . برای مثال می توان از دفاتر روزنامه بانک و خرید و فروش نسیه نام برد .

دفتر کل: دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه برحسب سر فصل های حساب ها را در آن ثبت می کنند ؛ به‌گونه‌ای که بتوان حساب سود و زیان و درآمد را از آن استخراج کرد .

دفتر مشترک روزنامه و کل : این دفتر دارای ستون هایی برای ثبت اطلاعات حساب های مختلف است ، به طوری که بتوان نتایج تمامی عملیات را به صورت یکجا و در قالب حساب سود و زیان و ترازنامه از آن استخراج کرد .

دفتر درآمد و هزینه : دفتری است به منظور ثبت اطلاعات درآمد و هزینه ها که ستون های آن متناسب با ویژگی های این حساب ها اختصاصی شده است .

نحوه تحریر دفاتر قانونی حسابداری بر طبق قوانین سازمان امور مالیاتی

در ابتدا باید گفت که ثبت هرگونه اطلاعات در این دفاتر تنها براساس اصول پذیرفته شده حسابداری امکان پذیر خواهد بود و عدم رعایت آن ها موجب رد دفاتر می شود ، به علاوه ثبت اطلاعات تنها باید بر اساس پول ملی کشور و به زبان فارسی صورت گیرد ؛ بنابراین تمامی مالیات دهندگانی که دفاتر روزنامه و کل و همچنین دفاتر درآمد و هزینه را برای مجموعه های خود نگهداری می کنند ، باید تمامی اطلاعات مالی شرکت را کاملاً خوانا و دقیق ثبت کنند . حتی اگر برای نگهداری حساب ها از کامپیوتر و یا کارت های حساب استفاده نمایند . (ماده ۱۰ ق . م . م) به این منظور آن ها می توانند از شرکت حسابداری که این خدمات را برای آن ها ارائه می دهند کمک بگیرند .

مودیان می توانند تمام یا بخشی از درآمد های روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفاتر ثبت نمایند ، تنها به این شرط که نوع و تعداد آن ها را قید کنند و شرحی از آن ها را نیز در ستون شرح درج نمایند . مودیان باید مدارک این حساب ها را براساس شماره ردیف دفتر مرتب کنند تا در بازرسی های مأموران اداره مالیات به راحتی قابل تشخیص باشند . (ماده ۱۱ ق . م . م)

کلیه عملیات مالی تنها باید در همان روز انجام در دفاتر روزنامه و یا مشاغل ثبت گردند . در ثبت اطلاعات در نحوه تحریر دفاتر قانونی حسابداری ، تاریخ برگ خرید یا فروش ملاکی برای ثبت تعیین نمی شود و شرکت ها می توانند براساس ملاحظات موجود در مجموعه خود آن ها را ثبت کند . در این مورد فاصله بین تاریخ برگ خرید تا تاریخ ثبت تخلف تلقی نخواهد شد . تأخیر مذکور در صورتی که به دلیل سوء استفاده نباشد ، در موارد استثنایی تا یک هفته به تشخیص مأمورین مالیات و بیشتر از این مدت تنها با تشخیص هیأت سه نفری ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد . در مواردی هم که دفاتر قانونی شرکت ها توسط مراجع قانونی دریافت شود .

مؤدی یا شرکت حسابداری ظرف ۳۰ روز می تواند دفاتر جدید مهر و موم شده را دریافت و عملیات این مدت را در آن ها ثبت کند ، تأخیر ایجاد شده موجب غیر قانونی بودن دفاتر نخواهد بود . در شرکت های تازه تاسیس هم تأخیر ۳۰ روزه در ثبت اطلاعات در آن ها از تاریخ تأسیس و یا شروع به کار ، قانونی و مجاز است . تمامی اطلاعات ثبت شده در دفاتر روزنامه حداکثر باید تا روز ۱۵ ماه بعد به دفتر کل انتقال پیدا کند . همچنین شرکت های دارای شعب باید اطلاعات شعب خود را در صورت وجود دفاتر قانونی در آن ها لااقل سالی یک بار و در غیر این صورت به صورت ماهانه به دفاتر شعبه اصلی انتقال دهند .

افرادی که برای حساب های خود از دفاتر مشترک کل و روزنامه استفاده می کنند مکلف هستند تا از دفتر کل جداگانه ای نیز برای ثبت اطلاعات خود استفاده کنند . به علاوه استفاده از دفاتر سال های گذشته در صورت عدم ثبت هیچ گونه اطلاعات مالی در آن ها تنها با مطرح کردن این موضوع ظرف ۳۰ روز در اداره مالیات قابل پیگیری خواهد بود . افرادی هم که از سیستم های کامپیوتری در ثبت اطلاعات مالی خود استفاده می کنند موظف هستند تا هر ماه حداقل یک بار خلاصه اطلاعات وارد شده به سیستم های خود را در دفاتر روزنامه ثبت کنند و حداکثر تا روز ۱۵ ماه بعد به دفتر کل انتقال دهند . بعلاوه تمامی کسانی که از دفاتر قانونی استفاده می کنند باید از دفاتری استفاده کنند که در سال قبل توسط سازمان های مربوطه پلمپ شده اند .

نحوه تحریر دفاتر قانونی حسابداری و محدودیت های اعمالی برای آن ها

• افراد در تحریر دفاتر باید از نوشتن اطلاعات بین سطر ها و حاشیه های آن جلوگیری کنند
• اطلاعات درج شده نباید با رنگ و یا هر نوع ماده شیمیایی دیگر محو شود
• افراد باید سعی کنند تا جای سفید در میان سطر ها باقی نگذارند و از سفید گذاشتن چند برگه درون دفاتر نیز جلوگیری به عمل آورند . در مواردی که افراد برای ایجاد تراز افتتاحیه صفحه ای را خالی می گذارند و همچنین سفید ماندن باقی قسمتی از یک برگه به خاطر اتمام ثبت عملیات مالی آن روز در صورتی که اسناد دارای شماره ردیف باشند و قسمت سفید با خط بسته شود ، به اعتبار صفحات خللی وارد نمی کند .